Workflows beheren
Met workflows automatiseer je terugkerende administratieve taken. Wanneer een product aan een dier wordt toegevoegd, kan Vetocare automatisch een taak, herinnering of inbox-item aanmaken, eventueel na een ingestelde vertraging. Alleen gebruikers met de rol Eigenaar of Beheerder kunnen workflows aanmaken en beheren.
Naar de workflows gaan
De workflows vind je via de instellingen. Selecteer in het menu Instellingen en open daar het paneel Workflows. Kies vervolgens Workflows beheren om het overzicht te openen.
In het overzicht zie je per workflow de Naam, Van toepassing op, Startgebeurtenis, Status, Aangemaakt door en Aangemaakt op. De status is Actief of Inactief. Druk op Workflow toevoegen om een nieuwe workflow aan te maken.
Workflowgegevens instellen
Op de pagina Workflow aanmaken begin je in het blok Workflowgegevens. Hier stel je in of de workflow actief is, geef je de workflow een naam en kies je waar de workflow op van toepassing is.
Actief - Hiermee zet je de workflow aan of uit. Een workflow die niet actief is, wordt niet uitgevoerd.
Naam - De naam waarmee je de workflow herkent in het overzicht.
Van toepassing op - Kies of de workflow werkt op Product of Productgroep.
Producten of productgroepen kiezen
Bij Van toepassing op = Product verschijnt het tabblad Producten. Druk op Product toevoegen om het venster Product selecteren te openen. Zoek met Zoeken op naam, artikelnummer of productgroep. en selecteer of deselecteer producten met Selecteren en Deselecteren. Je keuze zie je in het paneel Geselecteerd. Bevestig met Bevestigen. Een workflow die op producten werkt moet minimaal één product bevatten.
Bij Van toepassing op = Productgroep kies je de productgroepen in een aparte lijst. Selecteer een groep en er verschijnt een nieuwe lege regel om nog een groep te kiezen. Je kunt meerdere productgroepen toevoegen. Een groep die je al hebt gekozen, verschijnt niet meer als optie in de andere regels. Er is altijd minimaal één productgroep nodig.
De startgebeurtenis kiezen
In het blok Wanneer activeren? stel je met het veld Startgebeurtenis in wanneer de workflow moet starten. De enige beschikbare optie is Product toegevoegd aan dier. De workflow wordt dan uitgevoerd zodra een product aan een dier wordt toegevoegd. Bij een workflow op producten wordt gekeken naar het specifieke product, bij een workflow op productgroepen naar de productgroep van het product.
Acties toevoegen
In het blok Acties voeg je met de knop Toevoegen een actie toe. Met het veld Wat moet er gebeuren? kies je het type actie: Taak aanmaken, Herinnering aanmaken of Inbox-item aanmaken. Elke actie heeft een eigen Actief-selectievakje, naast het selectievakje van de workflow zelf. Een actie die niet actief is, wordt niet uitgevoerd.
Elke actie heeft een Maken na-waarde en een Vertragingseenheid. De vertraging wordt berekend vanaf het moment van de startgebeurtenis. De beschikbare eenheden zijn Minuten, Uren, Dagen, Weken en Maanden.
Taak aanmaken - Stel de Titel, Toegewezen aan, Type, Prioriteit (Urgent, Hoog, Normaal, Laag), Omschrijving en Vervaldatum na uitvoering (dagen) in. De vervaldatum is het aantal dagen na het aanmaken van de taak.
Herinnering aanmaken - Stel Herinnering versturen, eventueel een Standaardbericht, het Onderwerp en de Bericht in. De vertraging van een herinnering moet minimaal één dag zijn; minuten en uren zijn niet toegestaan voor herinneringen.
Inbox-item aanmaken - Stel het Onderwerp en de Omschrijving in. Het aangemaakte inbox-item verschijnt ongelezen in de inbox en is gekoppeld aan het betreffende dier, de cliënt en het product.
Opslaan en activeren
Druk op Opslaan om de workflow op te slaan. Om de workflow te activeren of te deactiveren, zet je het selectievakje Actief in de workflowgegevens aan of uit en druk je opnieuw op Opslaan. Alleen actieve workflows met actieve acties worden uitgevoerd.
Een bestaande workflow bewerk je vanuit het overzicht. Op de bewerkpagina kun je naast de gegevens ook de workflow Verwijderen.
Validatie en limieten
Bij het opslaan controleert Vetocare de volgende punten:
Een workflow op producten moet minimaal één product bevatten.
Een workflow op productgroepen moet minimaal één productgroep bevatten.
De vertraging van een herinnering moet minimaal één dag zijn; minuten en uren zijn niet toegestaan.