Cliënt en dier toevoegen bij het goedkeuren van een afspraakverzoek

Wanneer je een afspraakverzoek goedkeurt, kun je direct vanuit de afspraak een nieuwe cliënt en dier aanmaken met de gegevens die uit het verzoek bekend zijn, en daarna een online intake versturen zodat de cliënt zelf de rest van de gegevens kan aanvullen.

Een afspraakverzoek handel je af via Inplannen in de Inbox. Hiermee open je de agenda met de aanvraag als context, en werk je in de afspraakmodal met de titel Afspraakverzoek. De uiteindelijke goedkeuring doe je met de knop Goedkeuren.

De cliënt selecteren of aanmaken

In het veld Cliënt open je Cliënt selecteren. De selector toont de gegevens die uit het afspraakverzoek bekend zijn onder De volgende gegevens zijn bekend over de cliënt: — namelijk of het een nieuwe klant is, de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer.

1. Zoek een bestaande cliënt door te typen in de zoekbalk, of klik Cliënt toevoegen om een nieuw cliëntrecord aan te maken.

2. Bij Cliënt toevoegen wordt het cliëntformulier geopend met de aanvraag als context. De bekende gegevens — naam, aanhef, e-mail en telefoonnummer — worden automatisch vooringevuld. Adresgegevens worden ingevuld als bezoekadres of opgesplitd in straat, postcode, plaats en land, afhankelijk van de aanvraagstructuur.

3. Klik Opslaan. De nieuwe cliënt wordt automatisch geselecteerd en de lijst met zijn dieren wordt geladen.

De bekende aanvraaggegevens vullen alleen een nieuw cliëntrecord voor. Een bestaand geselecteerd cliëntrecord wordt niet overschreven met de gegevens uit het verzoek.

Het dier selecteren of aanmaken

Het veld Dieren wordt pas beschikbaar nadat een cliënt is geselecteerd. De selector toont de aanvraagdieren onder De volgende dieren zijn gespecificeerd:.

1. Selecteer een bestaand dier van de cliënt, of klik Dier toevoegen om een nieuw dier aan te maken.

2. Bij een dier dat in het afspraakverzoek is gespecificeerd, kun je ook op Toevoegen naast dat dier klikken. Het dierformulier wordt dan geopend met de diersoort, de naam en de aanvraagopmerking als notitie vooringevuld.

3. Klik Opslaan. Het nieuwe dier wordt automatisch geselecteerd.

Je kunt ook Selecteer alle of Deselecteer alle gebruiken om alle aanvraagdieren in één keer te kiezen. Wanneer de cliënt nog geen dieren heeft, toont de selector Deze cliënt heeft geen dieren om te selecteren.

Bevestig de selectie met Bevestigen; de geselecteerde cliënt en dieren worden dan teruggegeven aan de afspraakmodal.

Een online intake toevoegen en versturen

Met Intake toevoegen in de afspraakmodal stel je een online intake in die de cliënt zelf kan aanvullen. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer er een cliënt is geselecteerd en die cliënt nog geen intake in behandeling heeft.

1. Klik Intake toevoegen. De intake-modal toont de geselecteerde cliënt en de gekoppelde afspraakdieren.

2. Zet Rapportage per dier toevoegen aan om een rapportageformulier per dier te kiezen. Deze optie verschijnt alleen wanneer er dieren aan de afspraak zijn gekoppeld.

3. Kies een Standaardbericht uit de relevante of algemene sjablonen, of stel het bericht handmatig in met - Handmatig -. Bij een geselecterd sjabloon worden onderwerp, bericht en eventuele bijlagen overgenomen.

4. Klik Toevoegen om de intake aan de afspraak toe te voegen.

De intake wordt per e-mail verzonden wanneer je de afspraak opslaat met Goedkeuren. Hiervoor moeten de praktijkinstellingen een afzendernaam en e-mailadres bevatten, en de cliënt moet een e-mailadres hebben. Zonder cliënt-e-mailadres verschijnt Deze cliënt heeft nog geen e-mailadres. Om een intake te kunnen versturen is een e-mailadres vereist.

Het verzoek goedkeuren

Klik Goedkeuren om het verzoek om te zetten naar een afspraak in de agenda. De geselecteerde cliënt en dieren worden onderdeel van de nieuwe afspraak, en de intake wordt verzonden zoals hierboven beschreven. De afspraakmodal sluit en de aanvraagcontext verdwijnt uit de URL.