Cliënt toevoegen via intake
Cliënt toevoegen via intake
Via een Intake is het mogelijk een geheel inschrijfformulier te sturen naar een cliënt waardoor deze automatisch toegevoegd wordt aan jouw omgeving met de informatie dat de cliënt zelf voor jou invult.
Deze intake kan onder andere het volgende bevatten;
Cliënt informatie - Alle persoonsgegevens van de client. Dit is hetzelfde scherm als wat jij zou zien als je op normale wijze een cliënt toevoegt. De naam en het e-mailadres zullen bij het aanmaken van de intake al worden ingevuld, en zullen niet aan te passen zijn via het formulier.
Tevens kun je ervoor kiezen of bij de intake ook direct dieren toegevoegd kunnen worden. De cliënt kan dan vervolgens tot 10 verschillende dieren toevoegen. Indien het wordt aangegeven bij het maken van de intake, kan er ook automatisch een rapportage worden bijgevoegd voor elk dier. Zo kun je bijvoorbeeld een anamnese formulier bijvoegen waar velden in komen te staan wat niet in het standaard formulier beschikbaar is.
Dier informatie - Alle informatie met betrekking tot het dier. Dit is hetzelfde scherm als wat jij zou zien als je op normale wijze een dier toevoegt.
Rapportage per dier - Indien aangegeven, komt er bij de intake per dier een rapportage erbij. Deze bevatten precies dezelfde velden als wat jij in het sjabloon hebt aangegeven.
Aan het eind van de intake is er voor de cliënt altijd nog een mogelijkheid om extra informatie bij te voegen, mocht hij/zij nog extra informatie beschikbaar hebben.
Een cliënt dat nog bezig is met de intake, is ondanks het
label volledig beschikbaar als een normale cliënt. Dit betekent dat afspraken, rapportages en facturen gewoon gemaakt kunnen worden onder naam van deze cliënt.
Intake aanmaken
Om een intake aan te maken, ga je in het menu naar 'Cliënten'. Hier staan linksboven twee knopjes; 'Cliënt toevoegen' en 'Via intake'. Voor de intake gebruik je het tweede knopje.
Hier kun je selecteren wat je allemaal nodig hebt voor jouw intake. Een naam en e-mailadres is verplicht, omdat dit gebruikt wordt voor het versturen van deze intake.
Zodra alles ingevuld is, en je op 'Opslaan' gedrukt hebt, zal er een scherm naar voren komen waar je kunt kiezen hoe je deze intake wilt versturen.
Bij het delen hiervan krijg je twee belangrijke dingen; een unieke link naar deze intake, en een bijbehorend persoonlijke code. Deze twee zijn allebei nodig voor de cliënt om deze intakeformulieren in te kunnen vullen.
Voorwaarden en toestemming
De intake kan een vinkje bevatten waarmee de cliënt de algemene voorwaarden accepteert. Dit regel je als een toestemming onder 'Instellingen → Algemeen → Voorwaarden en toestemming'.
Kies bij 'Zichtbaar bij' de optie 'Cliënt (Intake)' en stel 'Verplicht' in op 'Ja' als de cliënt de voorwaarden moet accepteren voordat hij de intake kan versturen. De tekst naast het vinkje stel je in bij 'Tekst naast selectievakje'.
Voor de cliënt verschijnt dit als een aparte stap 'Voorwaarden en toestemming' in de intake, waar hij de voorwaarden kan lezen en het vinkje kan aanvinken.