Voorwaarden en toestemming
Wat is voorwaarden en toestemming?
Met de functie Voorwaarden en toestemming stel je toestemmingsitems in die je cliënt kan accepteren tijdens een online intake of een afspraakverzoek. Denk aan algemene voorwaarden, privacyvoorwaarden, informed consent of toestemming voor een nieuwsbrief. Je bepaalt zelf welke items verplicht zijn, of ze in de intake of bij afspraakverzoeken verschijnen, en je houdt bij welke versie elke cliënt heeft geaccepteerd.
Je vindt de functie door in het menu naar Instellingen te gaan en daar Voorwaarden en toestemming te openen.
Een toestemmingsitem aanmaken
Open Voorwaarden en toestemming in de instellingen en voeg een nieuw item toe. Je vult daarbij de volgende onderdelen in:
Titel - De naam van het toestemmingsitem, zoals "Algemene voorwaarden" of "Informed consent".
Inhoud - De tekst van de voorwaarden. Deze voer je in via een teksteditor.
Bijlagen - Je kunt een bestand toevoegen uit de Praktijkbestanden of een bestand direct uploaden, bijvoorbeeld een PDF met de volledige voorwaarden.
Zichtbaar bij - Kies of het item verschijnt bij Intake, bij Afspraakverzoeken, of bij beide.
Verplicht - Kies Ja of Nee. Een verplicht item moet de cliënt accepteren voordat hij verder kan. Een optioneel item kan de cliënt ook afwijzen.
Versie - Geef de versie aan, beginnend bij 1.0. Verhoog de versie telkens wanneer de voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld naar 1.1.
Begindatum - De datum vanaf wanneer het item zichtbaar is op nieuwe of bewerkte intakes.
Tekst naast het vinkje - De tekst die naast het selectievakje staat, bijvoorbeeld "Ik ga akkoord" of "Ik geef toestemming".
Je kunt elk toestemmingsitem apart aanmaken, zodat de cliënt ieder item afzonderlijk moet aanvinken. Je kunt meerdere items ook combineren in één toestemmingsblok met één selectievakje.
Opslaan en voorbeeld
Druk op Opslaan om het item op te slaan en bekijk daarna het Voorbeeld om te controleren hoe het eruitziet. Wanneer je een al geaccepteerd item opslaat zonder de versie te verhogen, krijg je een waarschuwing dat de versie verhoogd had moeten worden omdat cliënten deze al hebben geaccepteerd. Je kunt dan alsnog op Opslaan drukken om de wijziging door te voeren.
Toestemming laten afgeven via een intake
Wanneer een cliënt nog een toestemming open heeft staan, kun je hem een intake sturen waarin hij de toestemming kan accepteren. Je kiest daarvoor een bestaande cliënt, past eventueel de diergegevens aan, slaat de intake op en deelt hem via de link, e-mail of WhatsApp. De cliënt opent de link, voert zijn persoonlijke code in, vult de intake in en vinkt de toestemming aan.
In de teruggekomen intake zie je of de cliënt de toestemming heeft geaccepteerd, welke versie hij accepteerde, op welke datum, en dat de bron de intake was. Je kunt de teruggekomen toestemming openen om de tekst te bekijken.
Toestemming handmatig goedkeuren
Wanneer een cliënt toestemming in persoon of op papier heeft gegeven, kun je die zelf goedkeuren in het cliëntdossier. In de geschiedenis van voorwaarden en toestemming op de cliëntkaart staat de toestemming dan geregistreerd als handmatig goedgekeurd.