Exact Online koppeling

Exact koppeling

Via een Vetocare Connect licentie is het mogelijk om een koppeling te maken tussen Vetocare en Exact. 

Op dit moment worden de volgende koppelingen ondersteund:

Exporteren van facturen van Vetocare naar Exact
Het is mogelijk om jouw Vetocare facturen automatisch of handmatig te kunnen laten synchroniseren naar Exact. Door middel van automatische synchronisatie zullen alle verstuurde facturen binnen enkele seconden direct op Exact beschikbaar zijn.

Bij deze export worden zo veel mogelijk velden op Exact direct ingevuld, met alle informatie wat wij op Vetocare beschikbaar hebben. Dit houdt bijvoorbeeld ook in dat jouw cliënten als Klant in Exact komen te staan, en producten die gebruikt worden in jouw Vetocare facturen ook als artikelen in Exact komen te staan.

Koppeling instellen

Indien je een Vetocare Connect licentie hebt, zal er in jouw instellingen een kopje staan met 'Koppelingen', waar onder andere Exact beschikbaar in staat. Als je hierop klikt, dan opent zich een ander scherm met daar in een stappenplan om te kunnen verbinden aan Exact.

Indien je dit scherm voor het eerst opent, dan zul je zien dat de koppeling in eerste instantie uit staat. Dit zal je als eerst aan moeten zetten voordat je met het stappenplan verder gaat. In de toekomst kun je dit altijd weer uit zetten.

Via het stappenplan wordt verder uitgelegd wat er allemaal ingesteld moet worden, waarom dit ingesteld moet worden, en eventueel hoe dit moet. Waar mogelijk geven wij suggesties van wat wij denken dat de correcte instellingen zijn, maar helaas kunnen wij niet elke Exact omgeving automatisch instellen.

Indien je in de toekomst wijzigingen wilt maken aan stappen die je eerder al geconfigureerd hebt, dan kan dat altijd door weer terug te gaan naar dit configuratiescherm.

Facturen exporteren

Indien het stappenplan van Exact volledig is doorgelopen, zul je bij jouw factuuroverzicht nu voor elk verzonden factuur een bolletje zien staan met de status van de koppeling. Deze bolletjes houden het volgende in:

 Grijs bolletje: Deze factuur is nog niet geëxporteerd. Dit bolletje zie je over het algemeen alleen als het automatisch exporteren staat uitgeschakeld, of voor oudere facturen die niet geëxporteerd zullen worden.

 Geel bolletje: Deze factuur staat in de wacht om geëxporteerd te worden, of word op dit moment geëxporteerd. Indien de factuur details bekeken worden, zal er boven dit factuur een gele melding 'Status factuurexport' staan met de volledige status.

 Groen bolletje: Deze factuur is geëxporteerd en staat op Exact.

 Rood bolletje: De export van deze factuur is mislukt. Indien de factuur details bekeken worden, zal er boven dit factuur een rode melding 'Status factuurexport' staan met de volledige status.

Als je de details van een factuur opent, dan zul je misschien de volgende twee dingen misschien zien:

Een knop 'Exporteer naar externe apps' - Via deze knop is het mogelijk om aan te geven dat deze factuur geëxporteerd zal moeten worden. Deze knop is alleen beschikbaar indien de factuur (opnieuw) geëxporteerd kan worden.

Een statusbericht - Bij sommige statussen zal er een extra bericht bovenaan de factuur komen te staan met waarom deze status is.