Eerste week met Vetocare
Ga de eerste week met Vetocare goed van start. Volg eerst de vijf opzetstappen om Vetocare klaar te maken voor jouw praktijk, en voeg daarna je eerste cliënten, dieren en afspraken toe. Elke stap linkt naar de volledige handleiding voor dat onderdeel.
Stap 1: Praktijkgegevens instellen
Begin met je praktijkgegevens, want die worden automatisch toegepast op je facturen. Ga naar Instellingen → Praktijkgegevens, vul je gegevens in en sla op met Opslaan. Deze gegevens zijn alleen voor gebruik binnen jouw administratie en worden niet gebruikt voor het afsluiten van een abonnement. Zie Praktijkgegevens instellen voor de volledige stappen.
Stap 2: Standaardberichten personaliseren
Vetocare bevat standaardberichten die als basis dienen voor e-mails zoals afspraakherinneringen en facturen. Personaliseer ze via Instellingen → E-mails → Standaardberichten zodat ze passen bij jouw praktijk en communicatiestijl. Gebruik dynamische velden (tags) zodat gegevens zoals de datum en tijd van een afspraak, het factuurbedrag, je praktijknaam en je telefoonnummer automatisch worden ingevuld bij het versturen. Zie Standaardberichten.
Heb je per ongeluk een account aangemaakt in een andere taal? Dan kunnen de voorbeeldsjablonen in de verkeerde taal zijn aangemaakt. Neem dan contact op met onze helpdesk om de sjablonen te herstellen in de juiste taal.
Stap 3: Rapportage sjablonen en formulieren aanpassen
Rapportages bouw je zelf op met sjablonen, zodat je je eigen formulieren maakt voor een intake, onderzoek of behandeling. Ga naar Instellingen → Rapportages → Sjablonen beheren en maak je eigen sjabloon met invoervelden en tussenkopjes. Begin eenvoudig: pas een bestaand sjabloon aan of maak een simpel formulier en raak vertrouwd met de verschillende typen invoervelden. Zie Sjablonen beheren.
Stap 4: Diersoorten toevoegen
Voeg de diersoorten toe die jouw praktijk behandelt via Instellingen → Diersoorten beheren, of maak ter plekke een nieuwe diersoort aan bij het toevoegen van een dier. Je vult alleen de naam in en slaat op met Opslaan. Zie Diersoorten beheren.
Stap 5: Cliënt- en diervelden aanpassen
Toon of verberg de cliënt- en diervelden die jouw praktijk gebruikt via Instellingen → Cliëntvelden instellen en Diervelden instellen. Verborgen velden bewaren hun gegevens, dus je kunt ze later weer aanzetten zonder data te verliezen. Zie Dier en cliënt velden verbergen.
Nu je administratie klaar is
Met deze vijf stappen is je administratie klaar om je eerste cliënten, dieren en afspraken toe te voegen.
Voeg je eerste cliënt toe met Cliënt toevoegen; alleen de naam is verplicht. Zie Een cliënt toevoegen.
Voeg een dier toe vanuit het cliëntdossier met Dier toevoegen. Zie Een dier toevoegen.
Plan een afspraak vanuit het cliëntdossier met Afspraak toevoegen. Zie Afspraken maken en Agenda koppelen.
Nodig je team uit via Instellingen → Abonnement → Gebruikers beheren. Zie Gebruikers uitnodigen en Gebruikersrollen.
Maak je eerste factuur via Facturen → Factuur toevoegen. Zie Een nieuwe factuur maken.