Acumulus koppeling
Je importeert je Vetocare-facturen in Acumulus met het ingebouwde factuurimportprofiel van Acumulus. Dit profiel werkt met de standaard Excel-export van Vetocare: je exporteert de factuurlijst uit Vetocare en uploadt die in Acumulus, waarna Acumulus de facturen automatisch verwerkt tot boekingen in je administratie.
Zo werkt het
De import werkt met een exportbestand. Je haalt het Excel-bestand op uit Vetocare en uploadt het in Acumulus. Acumulus verwerkt vervolgens alle facturen en relaties uit het bestand automatisch; je kiest bij het uploaden zelf de kostenplaats, de rekening en de betaalstatus. Dit is een bestandsimport: je exporteert en uploadt zelf, er wordt niet automatisch gesynchroniseerd.
Facturen exporteren uit Vetocare
De export maak je in het factuuroverzicht van Vetocare. Het Excel-bestand bevat onder andere het factuurnummer, belangrijke datums, de cliënt met adres en bedragen zoals omzet, btw-bedragen en btw-percentages. Meer over de exportopties lees je in Facturen exporteren.
Ga in Vetocare naar Facturen in het menu.
Klik linksbovenin op Exporteren > Opslaan als Excel-bestand. Het bestand wordt automatisch gedownload.
Open het gedownloade bestand niet eerst in je eigen spreadsheetprogramma. Dat programma kan de getal- en datumopmaak aanpassen, waardoor Acumulus mogelijk een andere opmaak verwacht. Upload het bestand zoals Vetocare het aanlevert.
Facturen importeren in Acumulus
De factuurimport vind je in Acumulus onder Overzichten > Facturen importeren. Bepaal vooraf of de facturen in het bestand al betaald zijn en of ze allemaal dezelfde betaalmethode hebben.
Staan in de export facturen met verschillende betaalmethoden, zoals betalingen via iDEAL en via bankoverschrijving? Importeer ze dan apart, of boek ze via een tijdelijke tussenrekening als het bestand ze niet kan scheiden.
Uploaden en instellen
Ga in Acumulus naar Overzichten > Facturen importeren.
Klik op Bestand selecteren en upload het Excel-bestand uit Vetocare. Er opent een nieuw deel van de pagina waarin je het bestand uploadt en de voorwaarden kiest.
Kies bij Bronpakket het importprofiel voor Vetocare.
Selecteer de kostenplaats indien van toepassing. Heb je geen kostenplaatsen, dan is Algemeen prima.
Kies de rekening waarop de facturen geboekt moeten worden.
Selecteer het sjabloon voor de opmaak van de facturen. Dit is vooral relevant als de facturen nog uitgereikt moeten worden aan je cliënten.
Kies de methode van factuurnummering. Acumulus raadt aan aan te sluiten op de nummering van Acumulus: het factuurnummer uit Vetocare wordt dan als referentie meegenomen.
Kies de betaalstatus die je wilt gebruiken voor de te importeren facturen.
Verwerking starten
Klik op Bestand importeren. Acumulus verwerkt nu automatisch alle facturen; na de verwerking ververst het scherm.
Open het logbestand via de regel bovenin de lijst. Hierin staat welke facturen Acumulus niet automatisch heeft bijgeboekt; deze boek je eventueel handmatig in.
Heb je een Acumulus-proefaccount, dan is het aantal automatisch geïmporteerde facturen tijdens de proefperiode gemaximeerd op ongeveer 40. Meer informatie over de factuurimport vind je in de Acumulus-handleiding.