Een brief schrijven

Een brief schrijven

Het is mogelijk om naar cliënten en contacten brieven te schrijven. Deze kun je zelf volledig opmaken zoals jij dat wilt. Deze brieven kun je vervolgens eenvoudig uitprinten, of doorsturen in Pdf-formaat.

Door middel van standaardbrieven kun je dit soort brieven ook vooraf aanmaken en door middel van dynamische velden automatisch in laten vullen met gegevens van de geselecteerde klant. Voor meer informatie hierover, zie Standaardbrief toevoegen.

Om te beginnen met het maken van een brief, kies je eerst een cliënt of contact waar deze brief naar toe geadresseerd wordt. Dit kan iemand anders zijn dan de persoon waarover de brief uiteindelijk geschreven wordt. Bij deze cliënt of contact zal er een blokje staan genaamd 'Brieven', hier kun je alle brieven zien die naar deze cliënt of contact geadresseerd zijn, met een knop waarmee je een nieuwe brief kunt schrijven.

Als je vervolgens een brief geopend of aangemaakt hebt, zie je hier verschillende velden welke ingevuld kunnen worden. Het eerste veld, betreft persoon, kun je gebruiken om aan te geven over wie deze brief gaat. Hier kun je ook dezelfde persoon invullen als Geadresseerde. Indien deze persoon een cliënt is, kun je eventueel ook een bijbehorend dier selecteren. Ook is er een veld voor Standaardbrieven, indien deze zijn aangemaakt kun je die hier selecteren.

Onder deze velden zie je vervolgens jouw brief staan op de manier waarop deze uiteindelijk geprint zal gaan worden. Bij een nieuwe brief zal dit in eerste instantie leeg zijn.

Boven jouw brief zie je een balkje met verschillende opmaak opties die je hierbij kunt gebruiken. Enkele belangrijke opties zijn bijvoorbeeld de tekst dik gedrukt, cursief of onderstreept maken, een kleurtje geven, foto’s toevoegen en dynamische velden toevoegen.

Dynamische velden zijn stukjes tekst die je in een brief toe kunt voegen, welk vervolgens automatisch de gegevens overneemt van bijvoorbeeld de cliënt of zijn dier. Zo kun je heel eenvoudig informatie in de brief toevoegen zonder deze op andere plekken op te hoeven zoeken, en op een manier dat deze altijd up-to-date is, ook als je vervolgens bijvoorbeeld een ander cliënt gekozen hebt.

Indien jouw brief volledig is en deze verstuurd moet worden, heb je verschillende mogelijkheden:

- De brief opslaan als Pdf-bestand. Deze kun je vervolgens zelf afdrukken of doorsturen.
- De brief bij een nieuwe e-mail toevoegen. Dit maakt een e-mailbericht aan met daarbij een Pdf-bestand van de brief.
- De brief direct afdrukken.