Een cliënt archiveren en dearchiveren
Met Archiveren haal je een cliënt uit de actieve praktijk zonder het dossier te verliezen. De cliënt verdwijnt uit lijsten en zoekresultaten, maar je kunt het dossier later terugzetten met Dearchiveren.
Een cliënt archiveren
Je archiveert een cliënt vanaf het bewerkscherm. De knop verschijnt pas zodra de cliënt is opgeslagen; bij een nieuwe, nog niet opgeslagen cliënt zie je alleen de gewone opslagopties.
Open het cliëntdossier en klik op Bewerken.
Klik op Archiveren.
Bevestig in het bevestigingsscherm met Archiveren. Hiermee bevestig je dat de cliënt niet meer in lijsten of zoekresultaten voorkomt.
Na het archiveren zie je de melding Wijzigingen opgeslagen. en ga je terug naar de gewone cliëntenlijst.
Wat er met de cliënt gebeurt
Archiveren ruimt meer op dan alleen de zichtbaarheid van de cliënt. Dit gebeurt er allemaal:
De cliënt verdwijnt uit de gewone cliëntenlijsten en uit zoekresultaten.
Toekomstige afspraken van de cliënt worden geannuleerd, samen met de herinneringen bij die afspraken.
Nog niet verstuurde herinneringen voor de cliënt worden verwijderd.
Alle dieren van de cliënt die nog niet verwijderd zijn, verdwijnen mee uit het dossier.
De inboxitems van de cliënt worden verwijderd.
De cliënt wordt uit elke cliëntenlijst gehaald (zie Cliëntenlijsten).
Gearchiveerde cliënten vinden
Gearchiveerde cliënten staan in een apart overzicht, niet in de gewone cliëntenlijst.
Klik in de werkbalk van de cliëntenlijst op Gearchiveerd. Op een klein scherm vind je dezelfde optie onder het menu Meer.
Het overzicht heet Gearchiveerde cliënten en toont een lijst met alle gearchiveerde cliënten. Met de pijl (←) ga je terug naar de gewone lijst.
In dit overzicht is geen zoekfunctie en de opties Cliënt toevoegen, E-mail sturen en Exporteren ontbreken. Zijn er meer resultaten, dan klik je op Laad meer resultaten.
Bij elke gearchiveerde cliënt staat de actie Dearchiveren.
Een cliënt dearchiveren
Met Dearchiveren zet je een gearchiveerde cliënt terug in de actieve praktijk. De cliënt verschijnt daarna weer in lijsten en zoekresultaten en het dossier opent direct.
Ga naar Cliënten > Gearchiveerd.
Klik bij de cliënt op Dearchiveren.
Bevestig in het bevestigingsscherm met Dearchiveren.
Dearchiveren is geen volledig herstel: de geannuleerde afspraken en herinneringen, de verwijderde dieren, de verwijderde inboxitems en de cliëntenlijst-lidmaatschappen komen niet terug. Die voeg je na het dearchiveren zelf opnieuw toe.
Archiveren of verwijderen?
Archiveren is omkeerbaar, verwijderen is definitief. Bij archiveren verdwijnt de cliënt uit lijsten en zoekresultaten, maar het dossier blijft bestaan en je kunt de cliënt met Dearchiveren terugzetten. Bij Verwijderen wordt de cliënt permanent verwijderd. In het verwijderbevestiging staat expliciet dat toekomstige afspraken en herinneringen voor de cliënt worden verwijderd; het archiveringsbevestiging noemt dat niet. Twijfel je over het dossier van een cliënt, kies dan voor archiveren. Lees Een cliënt verwijderen voor de verwijderoptie en Cliëntenlijsten voor het opnieuw toewijzen van lijsten.