In Vetocare is het mogelijk om een cliënten zelf afspraken te laten maken via een publieke link, rekening houdend met je eigen agenda. Afspraakverzoeken kun je vervolgens goedkeuren om er direct afspraken van te maken in jouw agenda. Afspraakverzoeken zijn flexibel in te stellen voor vele verschillende doeleinden.
Om de afspraakverzoek functie te gebruiken moet je deze eerst via een aantal stappen instellen. Hiervoor navigeer je in het menu naar “Instellingen” en open je de pagina “Afspraakverzoeken”, te vinden onder het kopje “Agenda”. Op deze pagina heb je de optie om de afspraakverzoek functionaliteit aan of uit te zetten, standaard staat deze uit.
Op het moment dat de afspraakverzoeken ingeschakeld staan, heb je een aantal stappen om door te lopen. Deze stappen zullen ten minste één keer ingesteld moeten worden, maar kunnen achteraf altijd nog gewijzigd worden. De stappen zijn als volgt:
Stap 1: Afspraak types
Door middel van afspraak types kun je aangeven wat voor soort afspraken je wilt ontvangen via de afspraakverzoeken, en voor elke type andere instellingen hebben. Zo kun je bijvoorbeeld een type voor consult en een type voor huisbezoek aanmaken. Bij het aanmaken of bewerken van de afspraak types kun je veel verschillende opties aangeven, verdeeld onder verschillende tabjes:
Basisgegevens
- Naam, hier kun je aangeven wat de naam is van dit afspraaktype, zodat jouw cliënten dit kunnen herkennen. Bijvoorbeeld consult, controle, huisbezoek, etc.
- Duur, hier kun je aangeven hoe lang een afspraak zal duren in de agenda. Dit wordt tevens gebruikt om te kijken waar er nog plek in de agenda is.
- Buffer (tijd/pauze na afspraak), hiermee kun je aangeven hoeveel tijd je vrij wilt houden na de afspraak voor bijvoorbeeld reistijd of de administratie.
- Bezoek aan huis, via deze optie geef je aan dat je bij deze afspraaktype een adres nodig hebt en zal het verplicht zijn voor de cliënt om een adres in te vullen bij zijn gegevens.
- Afspraakduur verbergen, via deze optie verberg je de afspraakduur voor de cliënt. Dit kun je bijvoorbeeld doen als je afspraken veel afwijken van duratie en de cliënt uiteindelijk per behandeling wordt verrekend in plaats van hoe lang je er mee bezig bent.
- Toelichting voor de klant, hiermee kun je een extra beschrijving invullen die de cliënt kan lezen voordat deze afspraaktype gekozen wordt.
- Standaard agenda kiezen, indien je meerdere agenda’s ingesteld hebt, kun je hiermee aangeven op welke agenda je deze afspraken standaard wilt plaatsen. Op het moment van goedkeuren wordt dan automatisch de juiste agenda gekozen.
Tijdvakken
Hier kun je instellen hoeveel dagen in de toekomst de afspraken gemaakt kunnen worden, en welke tijdvak opties de cliënt kan zien. Deze opties zijn als volgt:
- De tijdvakken worden automatisch ingevuld aan de hand van de afspraak duur. Hiermee krijg je bijvoorbeeld tijden van 9:00, 9:20, 9:40, etc. indien de afspraak duur totaal 20 minuten is.
- De tijdvakken alleen op hele uren. Bijvoorbeeld 9:00, 10:00, 11:00, etc.
- De tijdvakken alleen op hele en halve uren. Bijvoorbeeld 9:00, 9:30, 10:00, 10:30, etc.
- Alleen een dag laten kiezen, zelf de tijd bepalen. Hiermee geef je de cliënten alleen de optie om voor een dag te kiezen, en komt als tijd alleen de optie Hele dag beschikbaar. Vervolgens bij het goedkeuren kun je zelf de afspraak op een voor jou geschikte tijd neerzetten.
- Alleen een dag en dagdeel laten kiezen, zelf de tijd bepalen. Hiermee plaats je al je beschikbare tijden als tijd opties. Als je bij beschikbare tijden bijvoorbeeld een vak voor 9:00 tot 12:30 gemaakt hebt en een vak voor 13:00 tot 16:00, dan zijn deze twee tijdvakken zichtbaar als opties voor de cliënt.
- Kies zelf een interval. Hiermee kun je zelf aangeven om de hoeveel minuten of uren de tijden vallen. Als je hier bijvoorbeeld 45 minuten invult, dan komen de tijdvakken bijvoorbeeld op 9:00, 9:45, 10:30, etc.
Diersoorten
Hier kun je instellen welke diersoorten gebruikt kunnen worden voor dit afspraaktype. Zo kun je bijvoorbeeld bij een controle wel honden en katten toe staan, maar geen paarden, of voor een huisbezoek juist andersom.
Stap 2: Beschikbaarheid
Via deze stap kun je aangeven wanneer de afspraakverzoeken beschikbaar moeten zijn. Dit kun je bijvoorbeeld op weekniveau aangeven door middel van het specificeren van de dagen van de week, maar ook op specifieke datums. Het is ook mogelijk om een einddatum aan te geven, zodat je bijvoorbeeld tot het nieuwe jaar andere tijden aanhoudt en daarna verder gaat met nieuwe tijden.
Voor elk tijdvak wat je instelt, kun je extra opties aangeven om deze te limiteren. Deze extra opties worden ook gebruikt om te bepalen of een moment al vol zit. Je kunt tijden ook laten overlappen, zo kun je bijvoorbeeld een tijdvak hebben voor consults die de hele dag beschikbaar is, en een tijdvak voor controles die alleen in de middag plaatsvinden.
Deze extra opties kun je allemaal meegeven:
- Afspraak types specificeren. Indien je afspraak types specificeert, is dit tijdvak alleen beschikbaar voor deze afspraak types, en wordt in jouw agenda alleen gecontroleerd op deze afspraak types om te controleren of er nog plek beschikbaar is. Zo kun je bijvoorbeeld een tijdvak alleen beschikbaar maken voor consults.
- Aantal afspraken per tijdslot. Als je het aantal beschikbare afspraken per tijdslot instelt op basis van beschikbare gebruikers, word er voor al deze gebruikers gecontroleerd of zij nog niet ingepland staan op de beschikbare tijdvakken. Indien je het aantal direct specificeert, zal er enkel gecontroleerd worden of er nog niet een x aantal afspraken gemaakt zijn binnen de gekozen tijdvak.
Stap 3: Bevestigingsbericht
Hier kan je het bericht personaliseren dat de cliënt krijgt wanneer de afspraak is goedgekeurd. Er is een standaardbericht die je kan gebruiken, maar deze kan je hier natuurlijk volledig personaliseren.
Na de stappen
Als alle stappen voltooid zijn, wordt er een link aangemaakt die gekopieerd kan worden. Dit is de link die je zou kunnen sturen naar jouw cliënten of bijvoorbeeld kunnen plaatsen op je eigen website, waarmee de afspraakverzoeken gemaakt kunnen worden. Eventueel kun je deze zelf nog even openen om te controleren of alles naar verwachting ingesteld is.